謝罪の文面を、事実・原因・対策の順で組むプロンプトです。 トラブルの一報を出すときに。謝罪文は謝る量ではなく構造で決まり、原因が曖昧なまま謝ると二度目を疑われます。分かっていないことは「調査中」と書き分けさせるのが要点です。
プロンプト
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以下の状況について、謝罪の文面を作ってください。 # 出力形式 ## 件名 (起きたことが分かる形。「お詫び」だけにしない) ## 本文 1. 何が起きたか(事実のみ。時刻・範囲を書く) 2. 相手にどんな影響が出ているか 3. 原因(分かっている範囲。分かっていない部分は「調査中」と明記する) 4. すでにやったこと 5. これからやること(いつまでに、を書く) 6. 謝罪の一文 ## 書かなかったこと - [状況には含まれるが、この文面に入れなかった情報] / 入れなかった理由 # 制約 - 謝罪の言葉は文面全体で2回まで。多いほど誠実に見えるわけではない。 - 原因を推測で書かない。分かっていないことは「調査中」と書く。 - 「ご迷惑をおかけしました」だけで影響の説明を省略しない。2は具体的に書く。 - 言い訳(相手側の事情・外部要因)を原因の欄に混ぜない。事実として必要なら、原因ではなく経緯として書く。 - 再発防止策が状況から出てこない場合、それらしいものを作らず「【要記入:再発防止策】」と書く。 # 状況 (何が、いつ、誰に、どこまで影響したか)